新闻资讯

首页
>>新闻资讯>>他山之石

关于仲裁秘书作用和地位的几点思考

日期: 2020- 05- 06 15: 09

   

仲裁秘书从仲裁程序开始到结束,其地位和作用极其重要。如在一些仲裁委组建的仲裁员微信群里,一到我国传统的大节日,比如元旦、春节,很多仲裁员都自发地向仲裁秘书发一些感谢的小小红包和感谢的话语。为什么这些名声赫赫的仲裁员会有如此举动,会有这种发自内心的感激?原因只有一个,因为他们太知道仲裁秘书在案件审理中的辛苦和付出了,太知道有很多琐碎、繁杂的工作没有秘书的帮助就不知道会是什么样子。无独有偶,一些仲裁机构负责人在一些公开场合也是对其秘书的工作辛苦和任劳任怨大加赞赏和高度表杨。为了更准确地分析仲裁秘书在仲裁工作中的作用和地位,本文从秘书对仲裁工作的积极作用、消极作用和重视秘书群体三个方面做一研究和分析。

一、仲裁秘书的积极能动作用不可小觑

仲裁秘书的地位和作用在我国1995 年实施的《仲裁法》中并没有对仲裁秘书做出规定,倒是一些仲裁机构对秘书一职有所论及,其基本定义为仲裁秘书是仲裁案件程序的管理者和服务者。如我国最早成立的中国国际经济贸易仲裁委员会在其2015 年1 月1 日施行的《仲裁规则》第十三条“案件的受理”第(四)项就规定“仲裁委员会受理案件后,仲裁委员会仲裁院应指定一名案件秘书协助仲裁案件的程序管理”,而2015 版《北京仲裁委员会仲裁规则》第一条“北京仲裁委员会”第(四)项就规定“本会办公室负责本会的日常事务。办公室指派工作人员担任秘书,负责案件的程序管理和服务工作”,《广州仲裁委员会仲裁规则》第十六条则规定,“办案秘书协助仲裁庭管理仲裁程序”。从前述三家仲裁机构对仲裁秘书的界定来看,可以说,从仲裁案件的立案到审理、到最终结案的全部过程均离不开秘书对案件的程序管理和服务。对仲裁员来说,仲裁秘书在某种程度上就代表着仲裁机构,是仲裁机构的化身:仲裁员从接受案件开始到案件审理结束就是和秘书打交道,秘书在这个阶段发出的各种指令就等同于仲裁机构的指令,尽管这种指令是以商量、请求和沟通的方式进行的。同理,对争议双方的当事人而言,从立案开始直到案件审理结束、收到裁决书也是无时不刻与仲裁秘书打交道的,秘书与当事人的交流和沟通则是仲裁庭的代表者。可以说仲裁秘书是最了解当事人的想法,也是最了解每个仲裁员的审理思路和仲裁庭的合议结果。一个称职仲裁秘书的责任心、使命感、公平公正性在案件的整个审理过程中会发挥的淋漓尽致。

仲裁秘书的作用和重要性近年来在一些机构的刊物和一些作者的相关仲裁文述中,大多有些涉足,但系统性、专题性对仲裁秘书的论述则是非常罕见的。实际上,仲裁秘书的职责和工作从立案开始后,参与组庭、向当事人双方发送相关庭审资料、询问函件、确定开庭日期、是否存在当事人的保全申请等全程参与仲裁审理和庭审结束后的裁决书程序部分起草工作、修改、核稿、向双方送达裁决书以及裁决书发出后的补正、仲裁员费用的申请、支付等一系列工作。个别机构还将秘书的重要性发挥到了极致,如个别仲裁委曾尝试将裁决书草稿的撰写工作交由其资深的秘书去完成,从时间和效率上确保了和促进了仲裁的高效和快捷并形成了核稿制度保障措施。这些仲裁机构秘书可以在庭审结束和仲裁庭合议后几天内迅速起草完毕裁决书,同时将该裁决书在最短的时间内提交首席仲裁员(独任仲裁员)和二位边裁,在确保了裁决书写作时间的效率同时,也通过三位仲裁员在对审理案件最富有记忆力和分析力的时间段里完成了裁决书的修改和充实,真正做到了仲裁裁决的高效率和公正性、公平性和专业性的融合。可想而知,这样的秘书工作想要经得起考验和通过,如果不是身经百战、且自身专业素养过硬、学习能力超强是根本无法胜任的。
仲裁秘书对案件裁决效率的提高同样也是不可小觑的:秘书可以在最短的时间里安排开庭、推进鉴定程序、提出程序令的建议、快速与当事人和仲裁员联系沟通、推动双方当事人的和解等。这些工作如果是秘书的不积极作为,对仲裁庭而言则是无法也是无能力完成的。
除了上述个别机构将秘书发挥到极致的事例以外,我国大多数仲裁机构对仲裁秘书大多定位于起草裁决书的首部部分或者说是程序部分。这些机构认为,秘书对案件的程序管理自始至终,对什么时间立案、什么时间组庭和送达、什么时间进行了保全等问题掌握的比较完整、准确,这些方面也是仲裁员和仲裁庭所无法掌握的,有的方面则是仲裁员没有秘书掌握的准确和精确。因此,庭审结束后,此类秘书一般会将程序部分的内容,连同当事人提交的申请书、答辩状、庭审笔录等电子版文书发至首席仲裁员手中,有的也一起发至两个仲裁员手中,以供参考。首席仲裁员起草好裁决书以后(主要体现在仲裁庭意见部分和裁决部分)发回秘书,由秘书对裁决书的文字、标点符号、数字金额、证据罗列、具体时间、仲裁费用部分进行校核和初审,并转至其他二位仲裁员进行审核,最后通过机构的核稿。
第三种仲裁秘书的定位和作用是参考采用了ICC、新加坡国际仲裁中心等国际仲裁机构对仲裁秘书的使用方式和定位。在这些机构中工作的秘书大多只是单纯的案件管理和仲裁程序的快速落实和及时推进。仲裁庭一经组成,秘书就完全听命于仲裁庭,特别是首席仲裁员的工作指令进行程序性、事务性的管理,秘书不需要也不允许发挥过多的主观能动性作用,其主要定位就是为仲裁庭做好服务工作和按照仲裁庭的指示推进仲裁程序,做到案件台账清晰、情况反应及时、办事效率和质量都较高即可。仲裁庭组成后,何时开庭、需要在开庭前做些什么辅助性工作、开庭结束后的庭后安排、裁决书的起草定稿(包括裁决书的首部、程序部分)都是由仲裁庭独立完成。仲裁员特别是首席仲裁员的作用和能力、性格特征发挥的比较明显。(当然,在个别案件中秘书帮忙起草程序性部分也偶尔有之)随着人工智能的引入和推进,有的仲裁机构则引入了速录公司介入庭审记录,让秘书最为苦恼和完全是机械性费力的庭审笔录得到了极大的改善,秘书得以更加集中精力做好对仲裁庭的服务和程序推进工作。

二、仲裁秘书的消极作用及其对策
鉴于秘书自立案分配到具体案件以后,其对案件的管理、推进和协调工作相对来讲,处于比较封闭的状态,其对当事人、对仲裁员、对案件的表述及对仲裁机构的报告均由其一人独立完成。同时又由于我国仲裁员并非坐班常任制,对秘书的约束和管理无法及时动态和准确完成,仲裁机构对秘书的管理也大多由其单独汇报、分析而成,客观上存在着秘书权力边界较大的问题。有的仲裁委为此就采取了一种双赢的方式:秘书工作若干年后鼓励并支持秘书二次择业,一方面,仲裁机构可以永葆年轻的活力;另一方面,秘书通过几年在仲裁机构的锻炼,工作经验和人脉的积累已是相当的丰厚,二次择业对他们来说更多的是一种人生的选择,出来工作的秘书绝大部分人员出路是非常的好,如到大牌律师事务所当合伙律师,到公检法机构做公务员或者到中外大公司做高级法务管理。有的秘书则认为,做秘书的几年见到的各种各样的案件太丰富了,仲裁员、律师以及当事人、鉴定机构等各个角色看的明明白白,特别是一些普通法律人根本无法接触到的大牌法学家、大律师,做秘书的时候因为工作关系反而能经常联系,进而建立了很好很近的朋友关系,对其今后的工作相当的有帮助。当然有的秘书还在工作期间,因其出色的工作和高效率的服务和沟通能力直接被仲裁员或者当事人看上并挖走的事例也经常有所耳闻。

三、仲裁秘书的健康发展关乎仲裁事业的可持续发展
鉴于秘书对仲裁事业的极端重要性,更鉴于国外的一些仲裁机构将仲裁成功与否在一半归结于秘书,我们就更加提倡机构对仲裁秘书要更加关爱、理解,在待遇方面也要给予重视。因为他们正值年轻,各种社会压力、家庭、自身的生存、发展以及进步,其工作量和对家人的责任超乎想像,加班加点、有时候工作至深夜、裁决书的最初修改、事务性且枯燥无比的文字记录、电话通知、邮件来往。需要我们对秘书采取感情留人、事业留人、待遇留人。




Produced By 大汉网络 大汉版通发布系统